Con la implementación de nuevas tecnologías en todos los aspectos de la vida cotidiana, los procesos económicos no son la excepción y cada día su apoyo a las operaciones del transporte ofrecen resultados positivos y se han convertido en una herramienta indispensable.
Las empresas están desarrollando e implementando sistemas de gestión de su flotilla de vehículos centrados en los siguientes aspectos:
Sistema de localización y seguimiento
Sistemas de información y dispositivos a bordo de los vehículos para controlarlos en tiempo real y producir informes de las rutas y los servicios diarios. Ayudan a la incorporación de rutas óptimas y comunicación bidireccional entre vehículo y central.
Herramientas de planificación y operación de rutas
Calculan y definen las rutas de los vehículos así como la asignación de los conductores, muchas decisiones se basan en modelos matemáticos para el cálculo de funciones.
Herramientas de control de combustible
Incorporan de forma integrada el abastecimiento de combustible, mantenimiento de neumáticos, revisión y reparaciones de los vehículos. llevan un control en combustible, mano de obra, repuestos e incorporan los informes en tablas y mostrando gráficos en los que se refleja el kilometraje recorrido, consumo de combustible y costos de operación.
Software de análisis de datos
Existen herramientas de software o sistemas automáticos para el conteo de pasajeros destinado especialmente al servicio público masivo y la medición de su flujo, ofreciendo métodos confiables y precisos para optimizar recursos y rutas. Con estas herramientas también se combaten los fraudes, se administra y optimiza la red de transporte, aseguran una distribución justa del recaudo e informa correctamente sobre sillas vacías o cupos.
Proveen datos reales y posibilitan la viabilidad de la red. Los software de análisis de datos hacen posible la creación de reportes presentados en datos reales y fáciles de comprender y aplicar.
La principal ventaja de administrar la información con las más modernas tecnologías es la de elevar la información de calidad y así poder prestar mejores servicios a los clientes internos y externos, generan resultados que contribuyen a la puntualidad y al fácil seguimiento de los procesos generando una memoria para posteriores consultas.
Los software ayudan enormemente a que los flujos de trabajo y los procesos evolucionen reflejándose esto en una mejoría de la productividad. Facilitan la asignación de tareas específicas con diferentes grados de responsabilidad permitiendo la medición, la generación de estadísticas, la mejora permanente y diversos análisis.
Un correcto y adecuado manejo de la trazabilidad puede lograrse efectivamente con estas poderosas herramientas porque ofrecen el trabajo con diferentes módulos haciendo de su uso una tarea más fácil y sencilla, la toma de decisiones, ese asunto de significativa importancia, se puede simplificar al contar con información cruzada cada una compuesta de diversos indicadores y distintas variables que con el tiempo conforman todos los diferentes reportes que brindarán un eficaz y efectivo registro y control gerencial sobre cada uno de los aspectos de la operación, desde los menos complicados hasta aquellos en los que se necesitan muchos ojos y manos sobre su accionar.
La estandarización o normalización es otro de los aspectos que se ven favorecidos con el correcto desarrollo y aplicación de las herramientas de un software como herramienta para controlar en transporte de pasajeros. Los procesos de elaborar, aplicar y mejorar las normas empleadas en la operación deben ordenarse muy bien para que estas sean un elemento de fácil acceso a todos los elementos involucrados en la calidad de los servicios. Permite la unificación de la información eliminando su duplicidad y además la muestra de forma clara y concreta para que cada trabajo y su respectiva medición se logre efectivamente.
Para garantizar el tiempo real, que encierra aspectos tan sensibles como la estabilidad, predictibilidad, el control y el alcance, los software de control en el transporte de pasajeros se encuentran desarrollados y soportados en la internet ofreciendo a los usuarios actualizaciones de forma permanente e incluso, al instante.
La información se debe administrar de una manera dinámica, esa es otra de las formas de profesionalizar el servicio y se encuentra íntimamente ligada al ofrecimiento de un adecuado y completo servicio al cliente quien merece y exige conocer de primera mano y en tiempo real toda la información que le concierne.
El material necesario para una correcta operación del transporte de pasajeros hace parte de una elevada inversión que vale la pena garantizar y por tal razón jamás se debe descuidar y debe ser calculada siguiendo unos lineamientos basados en datos y debe realizarse un análisis exhaustivo de las necesidades surgidas o establecidas.
Surgen siempre diferentes preguntas entre las que suelen repetirse las siguientes: ¿el usuario está pagando la suma justa por el servicio?,¿cómo puedo mejorar la experiencia del cliente?, ¿cómo mejoro el sistema de información a pasajeros o clientes?, ¿cómo potencio y optimizo el correcto uso de mis redes?
Todas las anteriores preguntas requieren un conocimiento muy preciso del flujo total de pasajeros que permiten tomar y adoptar las adecuadas y correctas decisiones en los niveles operacional, estratégico, financiero y político. La transformación digital no tiene reversa pero es imperante que se implemente y administre de la mejor forma para poder aprovechar todo su alcance y así gozar de resultados óptimos que impulsen la operación.
En resumen, los aspectos sobre los que se desea contar con un adecuado y permanente control están ligados a la administración de la logística, a la definición de rutas, a control de agencias, a la programación de rodamiento, al manejo de los vehículos; también se desea poder rastrear diversas transacciones, se desea conocer el costo de las operaciones de los viajes y hasta la misma búsqueda de pasajeros.
Los reportes que ofrecen estos sistemas integrados o software obedecen a liquidaciones de los viajes, generaciones de contabilización, tiquetes, seguimiento de vehículos y sus planillas de viaje, gastos de viajes, análisis de márgenes de ventas, pedidos y entregas pendientes, e incluso se están implementando y desarrollando software que tienen que ver con toda la naturaleza del servicio técnico como tiempos de operaciones, eficiencia de cada uno de los operarios, fechas de mantenimiento de los diversos vehículos y su historial.