Esta es sin duda una de las preguntas que nos hacemos constantemente, el gastar menos dinero en la operación sin sacrificar nunca la calidad del servicio que se presta es lo ideal, es lo que todos queremos y aunque no hay fórmulas mágicas o matemáticas exactas para ello, el estar siempre vigilantes al proceso de operación y hasta en sus más mínimos detalles hará que logremos entender la forma de lograr reducir costos en el transporte de personal.
Sabemos bien que existen unos costos fijos cuyo valor es muy alto en nuestro país y que representan un gran peso en el momento de pagar, también debe tenerse en cuenta que los precios suben sin un mayor control, a los montos fijos nos referimos a repuestos, mantenimiento del vehículo, peajes e impuestos, mientras que dentro de los costos variables se encuentran los combustibles que suben su precio mes a mes reflejándose esto en un aumento en el costo de la operación.
Analistas como el Presidente de Colfecar, consideran que en Colombia se confunde el costo del transporte con la tarifa, eso lógicamente afecta la actividad, calidad y competitividad. El Dane en uno de sus últimos informes afirma que la mayor variación en el transporte de pasajeros la tuvo el rubro de costos fijos con un alza de % 4,03, siguiéndoles el uso de terminales y peajes, con un aumento del %3,24 en su valor y finalmente los combustibles con un aumento de %1,12.
Teniendo en cuenta lo anterior, es muy importante que las empresas cuenten con una política clara de reducción de combustible y que se vigile bien esto, claro está que no siempre los resultados son significativos. La gestión de conducción es un aspecto clave que depende de las siguientes medidas:
Conducción ecológica: Precaución en las vías para evitar daños en los vehículos, engranar de manera inadecuada, conducir a elevada velocidad o acelerar o frenar bruscamente.
Evitar trancones o atascamientos: En esto sí que cobra valor el uso de la tecnología que colabora en la disminución de tiempo en el recorrido evitando el permanente uso del arranque, aspecto que indica mayor uso de combustible.
Conducir menos kilómetros: Esto solo se logra con una planeación inteligente y adecuada, los caminos más rápidos y libres de congestión permitirán ahorro de combustible.
Adecuado mantenimiento: Un vehículo en perfecto estado siempre ahorrará dinero en reparaciones imprevistas y garantizará su perfecto desempeño.
Medición de combustible en la flota: Conocer cuáles conductores consumen más combustible y el por qué de ello te ayudarán a tomar medidas como capacitarlos en el ahorro del mismo o en la transformación de sus costumbres en el momento de ponerse detrás del volante.
En los últimos años se cuenta como medida para reducir costos de operación el adquirir o convertir los vehículos al consumo de otro tipo de combustible, el más conocido en nuestro país es el gas natural, sin embargo, debe realizarse un completo estudio y seguimiento para confirmar si efectivamente se reducen los costos sin sacrificar el correcto funcionamiento del vehículo, y en general, la misma operación.
Aunque se trata de decir cómo reducir costos, una forma de hacerlo es qué no hacer, porque cada medida y cada acción que se implemente en el proceso lo puede afectar de manera determinante.
No improvise
Piense, analice y pruebe los resultados de la experimentación, ojo, hay que medir presupuestos y su progreso porque las soluciones no se lanzan al agua como salvavidas, recuerde que lo que no se puede medir no se puede controlar ni administrar. Realice controles en los que tenga en cuenta tasas, servicios y modos e indicadores de rendimiento.
Optimice los tiempos de recogida y transporte de pasajeros
Planifique e implemente estrategias que permitan cumplir con los horarios y tiempos, vigile esta operación apoyado en los medios tecnológicos, sáquele todo el provecho a estas herramientas y controle el trabajo humano.
Garantice la visibilidad
Que todas las operaciones siempre sean susceptibles de control, no deje que nada se le escape y apóyese en un grupo de trabajo capacitado para este fin.
Integre los procesos
No deje nada por separado, recuerde que el proceso debe ser integral y a pesar de que existen naturalezas distintas de operación, su conjunto es el que compone el servicio.
Corrija
No permita que los problemas se acumulen generando la disminución de calidad en el servicio, aplique correctivos bien pensados para que estos surtan efecto positivo.
Siga las tendencias
Los costos totales de las operaciones se pueden reducir si se hace una gestión dinámica al integrar los Sistemas Inteligentes de Transporte, con estos se mejora la operación de los modos de transporte, el manejo de tráfico, la información para los pasajeros y el control de rutas y vehículos.
También se puede aprovechar la capacidad de los vehículos con los que dispone y un mayor control sobre los efectos nocivos de ellos realizando siempre diversos controles y midiendo su efectividad.
No se quede atrás e implemente modelos avanzados con los que puede verse muy favorecido, aunque pueden llegar a convertirse en una inversión muy alta inicialmente, pueden entregar buenos resultados en corto y mediano plazo, no busque siempre ser el más innovador del mercado en materia de tecnología porque el tiempo de prueba de estas estrategias puede atentar contra el normal desarrollo de toda la operación en general y arriesgará el éxito económico de su empresa.
Existe una implementación constante que es además un valor agregado que consiste en realizar una labor múltiple, si bien el viejo adagio reza que quien mucho abarca poco aprieta, no siempre resulta verídico cuando en temas de transporte atañe. No se estanque ofreciendo un simple servicio de transporte, varíelo y multiplíquelo teniendo en cuenta los diferentes grupos objetivos a los que puede llegar, especialice diferentes servicios y personalícelos, un ejemplo claro de ello es el servicio VIP y el transporte médico especial; elementos diferenciadores que pueden ofrecer muy buenos resultados cuando se cuenta con los elementos necesarios para garantizar su funcionamiento.
El desafío está latente, la reducción de costos en la operación de transporte de personal está orientada a hacerlo atacando frentes distintos a los costos fijos y para esto se necesita que conozca y analice muy bien la situación de su empresa, su potencial y las características de un mercado en constante cambio y evolución.